E-Mail-Weiterleitung einrichten, ohne dass Mails verloren gehen

Eine E-Mail-Weiterleitung einrichten dauert im Kundenmenü Ihres Hosters eine Minute: Adresse eintragen, Ziel eintragen, speichern. Danach landet alles, was an info@ihre-firma.de geht, zum Beispiel in Ihrem bestehenden Postfach. Ob die Mails dort auch zuverlässig ankommen, ist eine andere Frage. Weitergeleitete Nachrichten scheitern häufig an den Prüfungen, die große Anbieter heute gegen gefälschte Absender einsetzen. Wer weiß, woran das liegt, kann es vermeiden.

Weiterleitung, Alias, Catch-all: die Begriffe

Im Kundenmenü stehen oft mehrere ähnliche Funktionen nebeneinander. Sie unterscheiden sich im Detail:

• Weiterleitung: Eine Adresse schickt jede eingehende Mail an eine oder mehrere andere Adressen weiter, auch an fremde Anbieter. Auf Wunsch bleibt eine Kopie im eigenen Postfach.
• Alias: Eine zusätzliche Adresse für ein vorhandenes Postfach auf demselben Server, etwa kontakt@ als zweiter Name für das Postfach anna@. Die Mail wird nicht weitergeschickt, sondern direkt zugestellt. Je nach Anbieter heißt das auch „Alias-Adresse“ oder „weitere Adresse“.
• Verteiler: Eine Adresse, die an mehrere Empfänger verteilt, etwa team@ an drei Kollegen.
• Catch-all: Fängt alle Mails an Adressen auf, die es auf der Domain gar nicht gibt, also auch an xyz123@.

Bleibt die Mail auf Ihrem eigenen Server, ist ein Alias die beste Wahl. Er ist schneller, und keine Prüfung kann scheitern. Eine echte Weiterleitung brauchen Sie nur, wenn das Ziel bei einem anderen Anbieter liegt. Was ein Postfach sonst ausmacht, erklärt der Ratgeber zum E-Mail-Hosting.

E-Mail-Weiterleitung einrichten im Kundenmenü

Wenn Sie eine E-Mail-Weiterleitung einrichten, ist der Ablauf bei fast allen Hostern gleich. In Plesk finden Sie die Funktion unter „E-Mail“ beim jeweiligen Postfach im Reiter „Weiterleitung“, in cPanel unter „Forwarders“, bei anderen Anbietern meist unter „E-Mail-Adressen“ oder „Weiterleitungen“.

1. Adresse wählen oder neu anlegen, etwa info@ihre-firma.de.
2. Zieladresse eintragen. Mehrere Ziele trennen Sie meist mit Komma oder neuer Zeile.
3. Festlegen, ob eine Kopie im Postfach bleibt. Für ein Archiv oder als Sicherheitsnetz ist das sinnvoll, kostet aber Speicher.
4. Speichern und mit einer Testmail von einem fremden Konto prüfen, nicht von der Zieladresse selbst. Manche Anbieter zeigen Mails, die Sie sich selbst schicken, nicht doppelt an.

Wie Sie die Postfächer überhaupt anlegen, zeigt der Ratgeber zum Thema eigene E-Mail-Adresse einrichten.

Warum weitergeleitete Mails im Spam landen

Seit 2024 verlangen Gmail, Yahoo und andere große Anbieter von Absendern, dass sie ihre Mails mit SPF, DKIM und DMARC nachweisen. Für eine Weiterleitung hat das Folgen, weil Ihr Server eine fremde Mail im Namen des ursprünglichen Absenders weiterschickt.

SPF scheitert. SPF prüft, ob der sendende Server für die Domain des Absenders zugelassen ist. Schickt Ihr Server eine Mail von kunde@firma-x.de weiter, steht er natürlich nicht in der SPF-Liste von firma-x.de. Für das Ziel sieht das aus wie eine Fälschung. Die technischen Einzelheiten beschreibt der Standard RFC 7208 zu SPF im Abschnitt zu Weiterleitungen.

DKIM hilft, solange die Mail unverändert bleibt. Die DKIM-Signatur hängt an der Mail selbst und übersteht eine Weiterleitung, wenn Ihr Server nichts verändert. Fügt er aber einen Hinweis in den Betreff ein, etwa „[SPAM]“, oder einen Text unter die Mail, ist die Signatur ungültig.

DMARC entscheidet. Besteht weder SPF noch DKIM passend zur Absenderdomain, und hat der Absender eine strenge DMARC-Regel, lehnt das Ziel die Mail ab oder verschiebt sie in den Spam. Die Grundlagen zu diesen drei Verfahren erklärt der Ratgeber SPF, DKIM und DMARC einrichten.

So kommen Weiterleitungen trotzdem an

SRS beim Hoster. Das Sender Rewriting Scheme schreibt die technische Absenderadresse beim Weiterleiten auf Ihre eigene Domain um. Dann prüft das Ziel SPF für Ihre Domain, und die Prüfung klappt. Die sichtbare Absenderadresse bleibt dabei gleich. Viele Hoster nutzen SRS automatisch, fragen Sie im Zweifel beim Support nach.

Mails nicht verändern. Schalten Sie bei Weiterleitungen das Markieren im Betreff und angehängte Hinweise ab, damit DKIM gültig bleibt.

Spam nicht weiterleiten. Leiten Sie nur Mails weiter, die Ihr eigener Spamfilter durchgelassen hat. Wer jeden Spam an Gmail weiterreicht, schadet dem Ruf seines eigenen Servers, und am Ende landen auch die echten Mails im Spam. Hinweise zum Filter stehen im Ratgeber zum Spam-Schutz.

Abholen statt weiterleiten. Die zuverlässigste Lösung ist oft, gar nicht weiterzuleiten. Lassen Sie die Mails im eigenen Postfach und richten Sie es im Mailprogramm oder in der App zusätzlich ein. Oder lassen Sie das Zielkonto die Mails per POP3 oder IMAP abholen, wenn es diese Funktion anbietet. Dann laufen keine fremden Mails über Ihren Server hinaus.

Prüfen, ob eine Weiterleitung sauber ankommt

Nach dem E-Mail-Weiterleitung einrichten folgt der Test. Schicken Sie von einem fremden Konto eine Testmail an die weitergeleitete Adresse. Kommt sie im Zielpostfach an, öffnen Sie den Quelltext der Mail, bei Gmail über die drei Punkte und „Original anzeigen“. Gmail zeigt oben eine Übersicht mit den Ergebnissen für SPF, DKIM und DMARC. Wichtig sind die Zeilen Authentication-Results:

spf=pass smtp.mailfrom=srs0=...@ihre-firma.de
dkim=pass header.d=firma-x.de
dmarc=pass header.from=firma-x.de

Steht bei DMARC pass, ist alles in Ordnung. Ein spf=fail ohne gültiges DKIM ist ein Warnzeichen. Testen Sie am besten mit Absendern von großen Anbietern, die eine strenge DMARC-Regel haben, denn dort fallen Probleme zuerst auf.

Antworten mit der Firmenadresse

Wer seine Firmenmails in Gmail oder Outlook.com liest, will auch von dort mit der Firmenadresse antworten. Richten Sie dafür in den Einstellungen des Zielkontos eine zusätzliche Absenderadresse ein, in Gmail unter „Konten und Import“ und „Senden als“. Wählen Sie dabei unbedingt den Versand über den Postausgangsserver Ihres Hosters mit Ihren Zugangsdaten. Sonst verschickt Gmail die Mail im Namen Ihrer Domain über eigene Server, die SPF-Prüfung beim Empfänger scheitert, und Ihre Antworten landen im Spam.

Catch-all: praktisch, aber riskant

Eine Catch-all-Adresse klingt verlockend: Keine Mail geht verloren, auch wenn sich jemand bei der Adresse vertippt. In der Praxis zieht sie aber vor allem Spam an. Spammer probieren zufällige Adressen wie einkauf@ oder a.mueller@ durch, und jede davon landet bei Ihnen. Wer ein Catch-all dann noch an ein fremdes Postfach weiterleitet, verschlimmert die Probleme mit SPF und dem Ruf des Servers.

Besser ist eine Handvoll gezielter Adressen, etwa info@, rechnung@ und bewerbung@, als Alias oder Weiterleitung. Nutzen Sie verschiedene Adressen für Newsletter-Anmeldungen und Shops, legen Sie diese einzeln an. So sehen Sie auch, wer Ihre Adresse weitergegeben hat.

Weiterleitung mit Filterregeln

Nicht immer wollen Sie eine E-Mail-Weiterleitung einrichten, die alles weiterschickt. Manchmal sollen nur bestimmte Mails weiter, etwa Rechnungen an die Buchhaltung. Dafür gibt es Filterregeln, bei vielen Hostern über Sieve im Webmail unter „Filter“ oder „Regeln“. Eine einfache Regel sieht so aus:

require ["copy"];
if header :contains "subject" "Rechnung" {
    redirect :copy "buchhaltung@ihre-firma.de";
}

Mit :copy bleibt das Original zusätzlich im Postfach. Ohne diesen Zusatz wird die Mail nur weitergeleitet.

Datenschutz und Organisation

Leiten Sie geschäftliche Mails nicht an private Konten weiter, etwa an eine private Gmail-Adresse. Damit verlassen Kundendaten Ihren geschützten Bereich, und Sie haben mit dem privaten Anbieter keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Auch für die Aufbewahrung geschäftlicher Mails ist das ungünstig, wie der Ratgeber zur E-Mail-Archivierung beschreibt.

Wer für eine Firma eine E-Mail-Weiterleitung einrichten lässt, sollte sie dokumentieren. Halten Sie fest, welche Weiterleitungen es gibt und wohin sie gehen. Verlässt ein Mitarbeiter die Firma, löschen Sie seine Weiterleitungen nicht einfach, sondern leiten Sie seine Adresse für eine Übergangszeit an einen Kollegen weiter. So gehen keine Kundenanfragen verloren.

Typische Fehler beim E-Mail-Weiterleitung einrichten

• Schleifen: Adresse A leitet an B, B leitet an A. Die Server erkennen das meist und brechen ab, die Mail ist dann aber verloren.
• Abwesenheitsnotizen: Eine automatische Antwort auf jede weitergeleitete Mail kann bei Verteilern zu einer Flut von Antworten führen.
• Tippfehler im Ziel: Die Mails verschwinden still. Testen Sie jede neue Weiterleitung.
• Alte Weiterleitungen: Nach Jahren leitet eine vergessene Adresse noch an ein Konto, das niemand mehr liest.