E-Mail-Verschlüsselung: welche Stufe Sie wirklich brauchen

Bei E-Mail-Verschlüsselung gibt es zwei Ebenen, die oft verwechselt werden. Die Transportverschlüsselung mit TLS schützt die Mail auf dem Weg zwischen Ihrem Programm, Ihrem Server und dem Server des Empfängers. Sie ist heute Standard und bei guten Anbietern automatisch aktiv. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit S/MIME oder PGP schützt den Inhalt zusätzlich so, dass nur der Empfänger ihn lesen kann, auch nicht die beteiligten Server. Für die meisten Mails reicht die erste Ebene. Für Gesundheitsdaten, Verträge oder Geschäftsgeheimnisse lohnt sich die zweite.

Die drei Ebenen der E-Mail Verschlüsselung

Eine Mail legt mehrere Wege zurück und liegt an mehreren Orten. Jede Ebene schützt einen anderen Teil:

• Vom Mailprogramm zum Server: Ihr Programm verbindet sich verschlüsselt mit dem Server Ihres Anbieters, beim Senden und beim Abrufen.
• Von Server zu Server: Ihr Server übergibt die Mail an den Server des Empfängers. Auch dieser Weg ist meist verschlüsselt, aber nicht immer erzwungen.
• Der Inhalt selbst: Auf den Servern liegt die Mail ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung lesbar für jeden, der Zugriff auf das Postfach hat, also auch für den Anbieter oder einen Angreifer mit dem Passwort.

Transportverschlüsselung prüfen und erzwingen

Die einfachste Stufe der E-Mail-Verschlüsselung haben Sie meist schon. Zwischen Ihrem Mailprogramm und dem Server sollte immer TLS laufen. Prüfen Sie die Einstellungen Ihres Kontos: Für IMAP ist Port 993 mit SSL/TLS üblich, für den Versand Port 465 mit SSL/TLS oder Port 587 mit STARTTLS. Steht dort „keine Verschlüsselung“ oder Port 25 zum Senden, stellen Sie um. Welche Protokolle und Ports es gibt, erklärt der Ratgeber zu den E-Mail-Protokollen.

Der Weg zwischen den Servern läuft über STARTTLS. Fast alle großen Anbieter unterstützen das. Ob eine Mail verschlüsselt ankam, sehen Sie im Quelltext der Mail, im Programm meist unter „Quelltext anzeigen“ oder „Original anzeigen“. In den Zeilen mit Received: steht dann etwa with ESMTPS oder eine Angabe zur TLS-Version.

Ein Schwachpunkt bleibt: STARTTLS ist freiwillig. Ein Angreifer auf dem Weg könnte die Verschlüsselung unterdrücken, und die Server würden unverschlüsselt weitermachen. Zwei Verfahren schließen diese Lücke. Mit MTA-STS veröffentlicht Ihre Domain eine Regel, dass Mails nur verschlüsselt und nur an Server mit gültigem Zertifikat zugestellt werden dürfen. Das Verfahren beschreibt der Standard RFC 8461. Mit DANE steht der Fingerabdruck des Server-Zertifikats im DNS, abgesichert durch DNSSEC. Viele deutsche Anbieter unterstützen DANE bereits.

MTA-STS für die eigene Domain

Für die E-Mail-Verschlüsselung zwischen Servern ist MTA-STS der einfachste Schutz. Es besteht aus zwei Teilen. Ein TXT-Eintrag im DNS kündigt die Regel an, und eine kleine Textdatei auf einer eigenen Subdomain beschreibt sie:

# DNS: TXT-Eintrag für _mta-sts.beispiel.de
v=STSv1; id=20261102

# Datei unter https://mta-sts.beispiel.de/.well-known/mta-sts.txt
version: STSv1
mode: testing
mx: mail.beispiel.de
max_age: 86400

Beginnen Sie mit mode: testing. Dann melden empfangende Server Probleme, stellen aber trotzdem zu. Ergänzen Sie dafür einen TXT-Eintrag _smtp._tls.beispiel.de mit v=TLSRPTv1; rua=mailto:tls-berichte@beispiel.de, an den die Berichte gehen. Läuft alles ein paar Wochen ohne Fehler, stellen Sie auf mode: enforce um und erhöhen max_age. Bei jeder Änderung der Datei ändern Sie auch die id im DNS. Viele Hoster richten MTA-STS und DANE auf Wunsch für Sie ein, fragen Sie zuerst dort nach.

Ob Ihr Anbieter beim Empfang DANE unterstützt, prüfen Sie mit dig TLSA _25._tcp.mail.beispiel.de. Kommt ein Eintrag zurück und ist die Domain mit DNSSEC signiert, ist DANE aktiv.

E-Mail-Verschlüsselung von Ende zu Ende: S/MIME oder PGP

Bei der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung hat jeder Teilnehmer ein Schlüsselpaar. Mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers verschlüsseln Sie die Mail, nur sein privater Schlüssel kann sie öffnen. Zusätzlich können Sie Mails signieren, dann sieht der Empfänger, dass die Mail wirklich von Ihnen kommt und unverändert ist. Es gibt zwei verbreitete Verfahren, die nicht miteinander funktionieren.

S/MIME

S/MIME nutzt Zertifikate, ähnlich wie bei Websites. Ein Zertifikat bekommen Sie von einer Zertifizierungsstelle, die Ihre Adresse und bei höheren Stufen auch Ihren Namen oder Ihre Firma prüft. Outlook, Apple Mail und Thunderbird unterstützen S/MIME ohne Zusatz, auch auf iPhone und iPad. In Firmen ist S/MIME verbreiteter, weil es sich zentral verwalten lässt.

So richten Sie es ein: Zertifikat bei einem Anbieter beantragen, als Datei im Format PKCS#12 mit der Endung .p12 herunterladen, in das Mailprogramm importieren und in den Kontoeinstellungen als Zertifikat für Signatur und Verschlüsselung auswählen. Schicken Sie dann eine signierte Mail an Ihre Kontakte. Deren Programm speichert Ihr Zertifikat, und sie können Ihnen ab dann verschlüsselt antworten. Sichern Sie die Datei mit Ihrem privaten Schlüssel gut. Ohne sie können Sie alte verschlüsselte Mails nicht mehr lesen.

OpenPGP

Bei PGP erzeugen Sie Ihr Schlüsselpaar selbst, eine Zertifizierungsstelle gibt es nicht. Vertrauen entsteht dadurch, dass Sie den Fingerabdruck eines Schlüssels mit dem Gegenüber abgleichen, etwa am Telefon. Thunderbird bringt PGP fest eingebaut mit: In den Konteneinstellungen unter „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ erzeugen Sie einen Schlüssel mit wenigen Klicks. Für Outlook und Apple Mail braucht es Erweiterungen, für Webmail bieten manche Anbieter eine eigene Lösung.

Den öffentlichen Schlüssel verteilen Sie als Anhang, über einen Schlüsselserver oder, am elegantesten, über das Verzeichnis WKD auf Ihrer eigenen Domain. Dann finden Programme Ihren Schlüssel automatisch, sobald jemand Ihre Adresse eingibt.

Grenzen der E-Mail-Verschlüsselung von Ende zu Ende

• Der Betreff bleibt oft lesbar, ebenso Absender, Empfänger und Uhrzeit. Schreiben Sie nichts Vertrauliches in den Betreff.
• Beide Seiten müssen mitmachen. Ohne Schlüssel des Empfängers können Sie nicht verschlüsseln.
• Webmail und Handy sind schwieriger, weil der private Schlüssel auf jedem Gerät liegen muss.
• Suchen im Postfach funktioniert bei verschlüsselten Mails nur eingeschränkt.
• Schlüssel verloren, Mails verloren. Ohne Sicherung des privaten Schlüssels sind alte Mails unlesbar.

Was die DSGVO verlangt

Bei der E-Mail-Verschlüsselung fragen viele Betriebe zuerst nach dem Recht. Die DSGVO schreibt in Artikel 32 vor, personenbezogene Daten mit Maßnahmen nach dem Stand der Technik zu schützen. Für E-Mails heißt das nach überwiegender Auffassung der Aufsichtsbehörden: Eine Transportverschlüsselung ist für normale Geschäftspost die Mindestanforderung. Bei besonders schutzwürdigen Daten, etwa Gesundheitsdaten, Bankdaten oder Daten von Kindern, erwarten die Behörden in der Regel mehr, also eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder einen anderen sicheren Weg. Die Datenschutzkonferenz hat dazu eine eigene Orientierungshilfe veröffentlicht. Welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

Weitere Anforderungen an den Anbieter selbst, etwa Standort und Vertrag zur Auftragsverarbeitung, beschreibt der Ratgeber zum DSGVO-konformen Hosting.

E-Mail-Verschlüsselung in der Praxis: ein Beispiel

Eine Physiotherapiepraxis schickt Befunde an Ärzte und gelegentlich Rechnungen an Patienten. Für die Rechnungen ohne Gesundheitsangaben reicht eine Mail mit Transportverschlüsselung. Befunde sind Gesundheitsdaten und damit besonders schutzwürdig. Die Praxis richtet für den Austausch mit den überweisenden Ärzten S/MIME ein, weil deren Praxissoftware das unterstützt. Patienten, die keine Verschlüsselung haben, bekommen Befunde als verschlüsseltes PDF, und das Passwort steht auf dem Zettel, den sie bei ihrem Termin in der Praxis erhalten. In einer kurzen internen Anweisung ist festgehalten, welche Daten auf welchem Weg rausgehen dürfen.

Praktische Alternativen

Nicht jeder Empfänger hat S/MIME oder PGP. Für einzelne vertrauliche Dokumente gibt es einfache Wege:

• Verschlüsseltes PDF oder ZIP mit AES: Das Passwort teilen Sie auf einem anderen Weg mit, etwa per SMS oder Telefon, nie in derselben Mail.
• Freigabe über eine eigene Cloud: Ein Link mit Passwort und Ablaufdatum, etwa aus einer eigenen Nextcloud. Die Datei verlässt Ihren Server dann nicht.
• Anbieter mit eingebauter Verschlüsselung: Einige Mailanbieter bieten verschlüsselte Mails an externe Empfänger, die über eine Webseite mit Passwort gelesen werden.

E-Mail Verschlüsselung Schritt für Schritt einführen

1. Alle Konten auf TLS bei Empfang und Versand prüfen.
2. Beim Hoster nachfragen, ob DANE oder MTA-STS unterstützt wird, und es für die eigene Domain einschalten.
3. Für Personen mit vertraulicher Post S/MIME oder PGP einrichten und die Schlüssel sichern.
4. Regeln festlegen: Was darf nur verschlüsselt oder über einen sicheren Link raus?
5. Mitarbeiter kurz einweisen und die Regeln schriftlich festhalten.